Personajes y expresiones que perturban las reuniones, por LASZLO BEKE

Por LASZLO BEKE - oct 1, 2014

Las reuniones deben ser una fuente de energía, ideas y buenos ejemplos de cómo compartir, convivir y crecer como equipos humanos. La realidad actual es que dedicamos mucho tiempo a las reuniones y que la habilidad gerencial para manejar reuniones productivas no es tan común.  Existe en el mercado mucho material que ayuda metodológicamente a prepararse y llevar a cabo en forma eficiente y efectiva las reuniones.

Sin embargo, como las reuniones involucran a seres humanos, también hay que considerar aspectos asociados a nuestras peculiaridades y nuestras emociones.  Por ello, podemos descubrir que en el corazón de muchas reuniones improductivas están ciertos personajes cuyo comportamiento disruptivo, poco profesional y que genera distracción puede  afectar el desarrollo de las mismas.  En este escrito se trata de presentar algunos ejemplos de los personajes más comunes y hacer recomendaciones de cómo enfrentarlos.

También nos encontramos con otras situaciones donde personas que asisten a las reuniones se puedan sentir molestos o a la defensiva por ciertas que expresiones que otros utilicen. Esto es algo que no siempre es aparente, ya que las expresiones en si son inofensivas, pero dependiendo de cómo se usan y de la motivación que allá detrás de ellas estas pueden afectar al participante y por ende a la reunión.

Los personajes más comunes

El secuestrador

Los secuestradores simplemente anuncian la materia que quieren discutir, generalmente al principio de la reunión y directamente provocan que se arranque esa discusión.  El tema puede estar referido a la crisis más reciente o algo que tengan en su mente.  Hasta se llega al extremo, donde este tipo de personaje secuestra su propia reunión.  En ambos casos el secuestrador altera la agenda con algo distinto al temario, lo cual es aceptable si existe una emergencia real, pero frecuentemente no se trata de eso sino más bien de falta de foco.

Las agendas de las reuniones deben ser preparadas previamente con cuidado para asegurar el foco y los resultados apropiados y que al final se desemboque en una ejecución de acción o acciones.  Cuando ocurra el intento de secuestro, el líder de la reunión debe cortar la discusión y reenfocar el grupo en la agenda.  El líder a su vez también tiene que resistir la tentación de ser quién desvíe la atención y más bien debe dar el ejemplo.

El distractor

Los distractores quieren hablar sobre cualquier cosa y sobre todo menos de aquello que está en la agenda.  Con frecuencia llevan la discusión a temas tangenciales que no generan nada productivo.  Típicamente la motivación es llevar la discusión a un tópico que le interesa al distractor o lo hace para evitar la discusión valiosa en un tópico que no es cómodo para el distractor, ya que posiblemente se podrían revelar sus limitaciones o carencias. Una técnica típica del distractor incluye desviar la atención hacía temas asociados a la política.  Otra técnica utilizada es tomar el nombre de una organización o de una persona específica y generar una discusión criticando la otra parte, por fallas percibidas pero que generalmente no tienen nada que ver con la discusión en la reunión.

Al igual que con los secuestradores, el líder debe rápidamente redireccionar la conversación al tema en discusión.  Esto puede obligar a que se tenga que interrumpir al personaje y además ser muy directo en esta acción.  El líder no debe perder el control de la reunión.

El piloto de caza

Los pilotos de caza son los personajes se presentan a las reuniones e inmediatamente comienzan a cuestionar decisiones y acciones.  Generalmente se trata de personas con un alto nivel jerárquico dentro de la empresa  y las cuales se supone que deben asistir normalmente a esas reuniones, pero solo lo hacen ocasionalmente.  Para el líder de la reunión, ellos pueden representar un inconveniente importante, ya que por su nivel se trata de personas que pueden ser los patrocinadores de proyectos que involucran al líder.  También es común que el Piloto de Caza ha delegado su asistencia a estas  reuniones en otras personas de menor jerarquía y asisten solo cuando tienen tiempo disponible, preguntas que hacer o preocupaciones y entonces se presentan en la reunión y lanzan sus “cohetes” al cuestionar todo lo que se ha hecho hasta la fecha.  Estos pilotos de caza, ya sea como patrocinadores de proyectos o como ejecutivos de nivel similar al líder de la reunión probablemente representan la situación más compleja y difícil de manejar.

La recomendación es primero permitirles que se expresen y escucharlos.  Donde los hechos planteados no se correspondan con la realidad, con calma y tacto es necesario corregir públicamente los mismos.  El paso siguiente es programar una reunión privada con el Piloto de Caza para allí revisar sus inquietudes.  Si ellos no pueden asistir regularmente a las reuniones programadas, es conveniente coordinar un programa de discusiones independientes para mantenerlos actualizados y también para conocer sus preocupaciones.

El pontificador

Pontificadores son los que cuándo reciben el derecho de palabra nunca lo sueltan y no dejan de hablar.  Este es un perfil muy común en el mundo académico.  Los pontificadores tienden a entrar en detalles innecesarios en los tópicos más simples y básicos.  No es raro encontrar personas brillantes que se toman 15 minutos para responder a una pregunta, que solo requería un “si” o un “no”.

La única manera de frenar este tipo de personas es interrumpirlas, una vez que está claro que su accionar es obstruccionista.  Para estas situaciones, pueden ser muy efectivas expresiones tales como “No entremos en eso ahora” o “No pienso que se necesite tanto detalle”.

El “Doctor Google”

Esta es una criatura relativamente nueva.  Son lo que asisten a las reuniones y buscan en Google información sobre varios aspectos del tópico en discusión con el propósito de hacer preguntas cuya respuesta pueda hacer quedar mal a otro asistente. Su objetivo no es elevar el nivel de la discusión clarificando un punto o reforzando con alguna estadística relevante, sino es más bien tratar de lucir bien haciendo quedar mal a otro. Los otros participantes rápidamente detectan esto y los temas de confianza e integridad pueden comenzar a afectar el trabajo en equipo.

Una manera de evitar esto es prohibir el uso de laptops, tabletas y teléfonos, con excepción de quién lleva la minuta o proyecta una presentación.  Donde se ha aplicado esta normativa la efectividad de las reuniones han tenido un salto mayor.

Expresiones poco afortunadas que pueden incomodar

“No necesito los detalles, lleguemos al meollo”  Quién lo dice puede estar insinuando que los otros son mezquinos o están usando argucias, además con eso posiblemente está evitando verse en la necesidad de profundizar, ya que él mismo no domina los detalles.

“Bueno, estos son los hechos” El comentador enfatiza que se atiene a hechos concretos, implicando que otros pueden ser distraídos por prejuicios, sentimientos o suposiciones.

“Tú podrías tener razón, pero …” El comentador aparenta ser de mente abierta, mientras que simultáneamente puede estar socavando la autoridad y credibilidad de otro,

“Me estoy preguntando sobre ….,   Fulano podrías averiguar y posteriormente regresar con esta información”  El comentador demuestra su hábito de toma de decisiones razonadas, mientras que hace que Fulano, quién posiblemente además no le reporta, haga el trabajo requerido y posteriormente regrese al grupo con la información necesaria.

“Hiciste un gran trabajo con eso, Fulano” El comentador demuestra una actitud positiva, mientras se coloca en una posición para juzgar y ser condescendiente hacia Fulano.
“Creo que lo que Fulano está tratando de decir es …” El comentador demuestra que sabe escuchar y le da crédito a otros, pero también que es capaz de llevar las ideas de Fulano más allá de los que este mismo es capaz de hacer..

“Veo porqué puedes pensar eso, yo también lo hacía en el pasado” El comentador pareciera que tiene simpatía, pero al mismo día indica que ya ha evolucionado más allá que el otro.

Por supuesto todas estas expresiones no necesariamente tienen que generar perjuicios, y eso depende del contexto en que usan y en la motivación que acompaña a quién la está usando.  En todo caso, es importante considerarlos ya que comentarios aparentemente inofensivos pueden incluir ese componente oculto que incomoda.

Otras acciones

Otras acciones pueden generar descontento en una reunión:

Dos personas que se escriben notas o que susurran entre ellos.

·         Alguien leyendo material no relacionado a la reunión.
·         Las personas que discuten sobre temas filosóficos irrelevantes para la reunión.
·         La personas que están chequeando sus teléfonos en forma subrepticia.


Entre las fuentes utilizadas se encuentran artículos publicados en CIO http://bit.ly/1Bpw2Hpy en LinkedIn http://linkd.in/1mvnprV  (LinkedIn) y aparecen en mi blog http://bit.ly/1mDz8UU